Integritetspolicy

1. Inledning

H&B Prolink (under varumärket VikarieKraft), org.nr 19981229-7779, värnar om din personliga integritet. Denna integritetspolicy förklarar hur vi samlar in, använder, lagrar och delar personuppgifter i samband med vår bemanningsverksamhet för skolor och förskolor. Policyn riktar sig till dig som söker jobb hos oss, är anställd som vikarie, eller är kontaktperson hos någon av våra kunder.

Vi behandlar alla personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning (GDPR).

2. Personuppgiftsansvarig

H&B Prolink är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas inom ramen för vår verksamhet. Om du har frågor om hur vi hanterar dina uppgifter är du välkommen att kontakta oss på [Fyll i e-postadress].

3. Vilka personuppgifter samlar vi in?

Vi samlar in olika typer av uppgifter beroende på din relation till oss:

För dig som är kandidat eller anställd vikarie:

Identitets- och kontaktuppgifter: Namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress.
Kompetens- och anställningsuppgifter: CV, utbildningsbevis, tidigare arbetslivserfarenhet och referenser.
Myndighetsutdrag: Notering om uppvisat utdrag ur belastningsregistret (vi kontrollerar alltid detta innan anställning, men sparar normalt inte själva dokumentet).
Finansiella uppgifter: Bankkontonummer och skatteuppgifter för löneutbetalning.
Arbetsrelaterade uppgifter: Uppgifter om bokade arbetspass, tillgänglighet, kommunikation i vår bokningsportal (t.ex. Smartplan) samt feedback från arbetsplatser.

För dig som är kontaktperson hos en kund (skola/förskola):

Kontaktuppgifter: Namn, titel (t.ex. administratör eller rektor), telefonnummer och e-postadress.
Bokningsinformation: Uppgifter relaterade till skolans behov, schema, kontaktpersoner på plats och faktureringsuppgifter.

4. Varför behandlar vi dina uppgifter och vilken är den rättsliga grunden?

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

För att hantera rekrytering och anställning: För att kunna utvärdera din ansökan, ta referenser och teckna anställningsavtal. Rättslig grund: Avtal och berättigat intresse.
För att matcha och tillsätta uppdrag: För att boka pass i vår portal och dela relevant information om vikarien (t.ex. namn och kompetens) till den mottagande skolan för informationsöverlämning. Rättslig grund: Avtal.
För löne- och fakturahantering: För att kunna betala ut lön via våra lönesystem (t.ex. Fortnox eller Visma) och fakturera våra kunder. Rättslig grund: Rättslig förpliktelse (bokföringslagen och skattelagstiftning).
För kvalitetssäkring: För att hantera tvävägs-feedback från vikarier och skolor för att säkra en god arbetsmiljö. Rättslig grund: Berättigat intresse.

5. Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för de ändamål de samlades in för, eller så länge som krävs enligt lag.

Kandidater: Uppgifter i samband med en rekrytering sparas normalt i upp till 24 månader efter avslutad rekryteringsprocess.
Anställda: Löne- och anställningsuppgifter sparas i enlighet med bokföringslagen (7 år).
Kundkontakter: Kontaktuppgifter sparas så länge kundrelationen är aktiv och därefter under en skälig tid för uppföljning och administration.

6. Vilka delar vi dina uppgifter med?

För att kunna driva vår verksamhet kan vi komma att dela dina uppgifter med utvalda tredje parter, i enlighet med lag:

Kunder (skolor): När du bokas på ett pass delar vi ditt namn och din yrkesroll med kontaktpersonen på skolan för att de ska kunna ta emot dig på ett säkert sätt.
Systemleverantörer: Vi använder personuppgiftsbiträden som tillhandahåller våra IT-system, såsom bokningsportaler (t.ex. Smartplan), löne/bokföringssystem (t.ex. Fortnox, Visma) och plattformar för utbildning och avtalshantering (t.ex. Google Classroom, Oneflow). Dessa leverantörer får endast behandla uppgifter enligt våra instruktioner.
Myndigheter: Vid krav enligt lag kan vi komma att lämna ut uppgifter till myndigheter som Skatteverket.

7. Dina rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har du ett antal rättigheter rörande dina personuppgifter:

Rätt till tillgång (Registerutdrag): Du har rätt att begära en kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig.
Rätt till rättelse: Om dina uppgifter är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att begära att de rättas.
Rätt till radering (Rätten att bli bortglömd): Under vissa omständigheter har du rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter (t.ex. om de inte längre är nödvändiga för ändamålet).
Rätt till invändning och begränsning: Du kan invända mot viss behandling (exempelvis direktmarknadsföring) eller begära att behandlingen av dina uppgifter begränsas.

8. Ändringar i integritetspolicyn

Vi förbehåller oss rätten att uppdatera denna policy löpande för att anpassa oss efter nya juridiska eller tekniska krav. Den senaste versionen finns alltid publicerad på vår hemsida.

9. Kontakt och klagomål

Om du har frågor om hur vi hanterar dina personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter, kontakta oss på:

Företagsnamn: H&B Prolink (VikarieKraft)
E-post: info@vikariekraft.se
Telefon: [Företagets telefonnummer]
Adress: Årstaskogs väg 14, 117 55, Stockholm

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddslagstiftning har du även rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).